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(Rev. 2 – 2018-09-24)
A NetCAOS fornece às empresas, às quais chamamos “Clientes”, um serviço de gestão de Assiduidades, ao qual designamos “Tempo Direto”. Este serviço está disponível online através do portal www.tempodireto.pt e ao qual está agregado o processamento de dados designado como “Serviços”. Estes Serviços permitem que as empresas subscritoras possam gerir e controlar a assiduidade dos seus trabalhadores.
Esta Política de Privacidade está de acordo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (“RGPD”), a legislação de proteção de dados de 25 de maio de 2018. O RGPD afeta empresas europeias e não europeias que usam soluções online quando os sites e aplicações são acedidos por utilizadores no Espaço Económico Europeu (EEE).
Os Serviços são destinados para o uso dos clientes e estão disponíveis mediante um contrato de prestação de serviços previamente celebrado entre as partes. Este contrato prevê direitos e obrigações assim como estabelece a figura de “Processador de Dados” (“Data Processor”) e “Controlador de Dados” (“Data Controller”), que a NetCAOS e os Clientes assumem respetivamente.
Esta política de privacidade descreve como e quando as informações da sua Empresa são recolhidas, usadas e partilhadas pela aplicação Tempo Direto, quando os seus trabalhadores e utilizadores fazem uso da mesma. Aqui está patente como irá (i) controlar e administrar a sua conta de gestão dos Serviços e (ii) aceder e controlar os dados enviados ou fornecidos na Plataforma Tempo Direto.
Se aceita esta Política de Privacidade em nome do Cliente, esteja convicto que: (iii) tem completa autoridade legal para vincular o Cliente à Política de Privacidade, (iv) ler e entender todos os pontos desta Política de Privacidade; e (v) concorda, em nome do Cliente, com essa Política de Privacidade. Se não tem autoridade legal para representar o Cliente, por favor não aceite essa Política de Privacidade.
A Política de Privacidade é válida a partir do dia 25 de maio de 2018 e, não o obstante o término do prazo, permanecerão em vigor até que, e automaticamente expirem, a exclusão de todos os Dados Pessoais do Cliente pela NetCAOS conforme descrito neste documento.
Os Serviços podem recolher os seguintes tipos de informação quando os seus utilizadores acedem o serviço:
Informações fornecidas pelo Cliente, como por exemplo, na subscrição dos nossos produtos solicitamos informações como nome, Número Fiscal, Endereço de Email, número de telefone, Morada, para registar na sua conta;
Caso juridicamente seja necessário, deve o cliente nomear e definir um EPD - Encarregado de Proteção de Dados (DPO - Data Protection Officer) como responsável pela gestão dos dados da conta da sua empresa e dar esse conhecimento à NetCAOS;
As Informações sobre os trabalhadores (nome, endereço de Email e telefone) são recolhidas exclusivamente no âmbito da sua identificação dentro da empresa e o seu endereço de Email e telefone apenas utilizado no único intuito de lhe comunicar informações respeitantes à gestão de assiduidades;
Informações fornecidas quando a sua Empresa entra em contato connosco ou envolve-se connosco para obter suporte em relação aos Serviços por nós fornecidos;
Recolhemos automaticamente a identificação da sua empresa, e algumas pré-seleções de filtros que melhoram a utilização por parte dos utilizadores. Os cookies são preservados no seu disco rígido e servem tão só para fins de manutenção de registos e, por vezes, para acompanhar informações sobre eles. Os utilizadores podem optar por configurar o seu navegador para recusar os cookies ou para alertá-lo quando os cookies estão sendo enviados. Se o fizerem, podem algumas partes do site não funcionar corretamente;
É importante também informar que todos os dados armazenados por nós e todos os nossos recursos em Datacenters, são terceirizados pela Amazon Web Services (AWS) na Europa e nos Estados Unidos. A Amazon cumpre todas as melhores praticas de segurança e standards de TI, tais como, SOC 1/SSAE 16/ISAE 3402 (formerly SAS 70), SOC 2, SOC 3, FISMA, DIACAP, and FedRAMP, DOD CSM Levels 1-5, PCI DSS Level 1, ISO 9001 / ISO 27001, ITAR, FIPS 140-2 e MTCS Level 3.
A NetCAOS é o processador dos dados do Cliente de acordo com a legislação de proteção de dados;
O Cliente é o controlador dos dados dos seus utentes de acordo com a legislação de proteção de dados;
Cada parte deve cumprir com suas obrigações aplicáveis de acordo com a legislação com respeito ao processamento dos dados pessoais do Cliente.
Ao aceitar a Política de Privacidade, o Cliente instrui a NetCAOS a ser o seu processador de Dados de acordo com a lei aplicável.
A NetCAOS cumprirá as instruções descritas no ponto acima (inclusive em relação a transferências de dados), a menos que a legislação da UE ou dos Estados Membros à qual a NetCAOS está sujeita exija outro processamento de Dados Pessoais do Cliente pela NetCAOS, caso em que a NetCAOS informará ao Cliente (a menos que essa lei proíba a NetCAOS de fazê-lo por motivos importantes de interesse público).
O Software não armazena dados biométricos. O processamento destes é realizado exclusivamente pelos equipamentos, cumprindo toda a legislação prevista, conforme declarado pelos respetivos fabricantes.
O Processador de Dados possui funcionalidade de exclusão de dados. A função inclui a opção do
Cliente de excluir os seus dados e/ou dados relativos aos seus trabalhadores;
O cliente ao eliminar a sua utilização dos Serviços, elimina definitivamente as informações introduzidas por si, relativas aos seus trabalhadores e respectivas informações de utilização, informações comerciais e/ou financeiras previamente armazenadas.
O Cliente, ao eliminar a sua conta nos Serviços elimina também o histórico de presenças, ausências, horas extras, férias, e todo o tipo de justificações que tenham sido registadas na plataforma.
O Cliente, ao eliminar da sua conta fichas de trabalhadores elimina também o histórico de presenças, ausências, horas extras, férias, e todo o tipo de justificações que tenham sido registadas no mesmo.
A NetCAOS procederá à eliminação dos dados do cliente seis meses após qualquer incumprimento da parte do mesmo e que justifique a suspensão do serviço ou após o término deste contrato.
Todos os dados eliminados pelo Cliente não são passiveis de serem recuperados.
A NetCAOS implementou e manterá medidas técnicas e organizacionais para proteger os Dados Pessoais do Cliente contra destruição acidental ou ilegal, perda, alteração, divulgação não autorizada ou acesso. As Medidas de Segurança incluem medidas: (i) para ajudar a garantir a confidencialidade, integridade, disponibilidade e resiliência contínuas dos sistemas e serviços da NetCAOS; (ii) ajudar a restabelecer o acesso atempado aos dados pessoais após um incidente; e
(iii) para testes regulares de eficácia. A NetCAOS pode atualizar ou modificar as Medidas de Segurança de tempos em tempos, desde que tais atualizações e modificações não resultem na degradação da segurança geral dos Serviços do Processador.
A NetCAOS tomará as medidas apropriadas para garantir a conformidade com as Medidas de Segurança por seus funcionários e contratados na extensão aplicável ao seu escopo de desempenho, incluindo assegurar que todas as pessoas autorizadas a processar Dados Pessoais do Cliente se comprometeram com a confidencialidade ou estão sob obrigação estatutária de confidencialidade.
O Cliente concorda que a NetCAOS (levando em conta a natureza do processamento dos Dados Pessoais do Cliente e as informações disponíveis para a NetCAOS) ajudará o Cliente a garantir a conformidade com quaisquer obrigações do Cliente em relação à segurança de dados pessoais e violações de dados pessoais.
Se a NetCAOS vier a ter um incidente com os dados, a NetCAOS vai: (i) notificar o Cliente do incidente de dados prontamente sem atrasos; e (ii) prontamente tomar providencias para minimizar prejuízos e segurança nos dados pessoais do Cliente;
Notificações acerca dos incidentes irão descrever, dentro do possível, detalhes sobre o incidente de dados, incluindo passos tomados para diminuir potenciais riscos e passos recomendados pela NetCAOS para o Cliente seguir;
Esta notificação será feita por email ou, se o cliente preferir não receber notificações por email, por outro meio de comunicação, como telefone ou reunião pessoal;
A notificação ou resposta da NetCAOS a um Incidente de não será interpretada como um reconhecimento pela NetCAOS de qualquer falha ou responsabilidade com relação ao Incidente de Dados;
O Cliente concorda que, sem prejuízo das obrigações da NetCAOS sob as medidas de segurança e assistência da NetCAOS e incidentes de dados: o Cliente é o único responsável pelo uso dos Serviços do Processador, incluindo: (i) fazer uso apropriado dos Serviços do Processador para garantir um nível de segurança apropriado ao risco em relação aos Dados Pessoais do Cliente; e
(ii) proteger as credenciais, sistemas e dispositivos de autenticação de conta que o Cliente usa para aceder os Serviços do Processador; e a NetCAOS não tem obrigação de proteger os Dados Pessoais do Cliente que o Cliente opta por armazenar ou transferir fora dos sistemas da NetCAOS;
O Cliente reconhece e concorda que (levando em consideração o estado, os custos de implementação e a natureza, contexto e propósitos do processamento de Dados do Cliente, bem como os riscos para indivíduos) as Medidas de Segurança implementadas e mantidas pela NetCAOS provem o nível de segurança apropriado para o risco em respeito aos dados pessoais do Cliente.
O Cliente pode contactar a NetCAOS em relação ao exercício de seus direitos sobre a Política de Privacidade via os meios descritos em nosso Suporte ou através outro meio providenciado pela NetCAOS a qualquer hora.
Se houver algum conflito ou inconsistência entre os termos desta Política de Privacidade e o restante do Contrato, os termos desta Política de Privacidade prevalecerão. Sujeito às alterações desta Política de Privacidade, o Contrato permanece em pleno vigor e efeito.
De tempos em tempos, a NetCAOS pode alterar qualquer URL mencionado nestes Termos de Processamento de Dados e o conteúdo em qualquer URL;
Se a NetCAOS pretender alterar os termos da Política de Privacidade, a NetCAOS informará ao Cliente pelo menos 30 dias (ou período mais curto que possa ser necessário para cumprir a lei aplicável, regulamento aplicável, uma ordem judicial ou orientações emitidas por um órgão regulador ou agência governamental) antes que a alteração entre em vigor: (i)enviando um email para o endereço de um email de notificação. ou (ii) alertar o Cliente através da interface do utilizador para execução dos serviços. Se o Cliente se opuser a qualquer alteração, o Cliente poderá rescindir o contrato mediante notificação por escrito à NetCAOS no prazo de 60 dias após ser informado pela NetCAOS da alteração.